Як вести бухгалтерію ФОП самостійно: прості кроки для новачків
|

Як вести бухгалтерію ФОП самостійно: прості кроки для новачків

ОтПросто про закони

чому не обов’язково одразу наймати бухгалтера

Багато підприємців переконані, що бухгалтерія ФОП — це щось складне, і без професійного бухгалтера не обійтися. Насправді все не так страшно. Якщо розібратись у базових правилах і розуміти, як працює система оподаткування, ви цілком можете вести облік для початківців самостійно — без зайвих витрат на спеціалістів.

Головне — не боятися цифр. У більшості випадків ФОП самостійно може впоратися із заповненням книги доходів, подачею звітності через «Дію» або електронний кабінет, а також із контролем своїх фінансів. У 2025 році держава зробила систему максимально зручною: онлайн-звітність, автоматичні нарахування, мінімум паперових документів.

бухгалтерія ФОП
SVYATKOVSKY.COM

Облік доходів і витрат: як вести книгу, Excel чи онлайн-сервіс

Перший крок — це облік доходів. Для підприємців на спрощеній системі бухгалтерія виглядає значно простіше, ніж для юридичних осіб. Вам достатньо вести облік у довільній формі: таблиця Excel, Google Sheets або спеціальний онлайн-сервіс (наприклад, CabinetTax, SmartFin, FOPx).

Варіант 1: Книга обліку (класична форма)

Навіть після скасування обов’язкової паперової книги, ФОП самостійно може використовувати її для зручності. Вона допомагає відстежувати прибуток і сплачені податки. У ній є три основні графи:

  1. Дата отримання доходу;
  2. Сума доходу;
  3. Джерело (клієнт або контрагент).

💡 Порада: Зберігайте не лише основні доходи, а й повернення, аванси чи коригування. Це спрощує фінансовий звіт і допомагає уникнути помилок при перевірках.

Варіант 2: Excel або Google Sheets

Для більшості сучасних підприємців облік доходів у таблицях — найзручніше рішення. Ви можете налаштувати автоматичні формули для підрахунку місячного чи квартального доходу, додати окремі вкладки для витрат і податків.

Приклад:

ДатаОпис операціїСумаВид податкуПримітка
10.01.2025Оплата від клієнта за послугу12 000 грнЄП (5%)Група 3
15.01.2025Закупівля обладнання-3 000 грн—Витрата

Такий формат дозволяє легко сформувати фінансовий звіт, коли приходить час подавати декларацію.

Варіант 3: Онлайн-сервіси

Онлайн-облік сьогодні — найзручніший варіант для новачків. Сервіси автоматично рахують податки, формують декларації, нагадують про терміни та навіть допомагають подати звітність до податкової.

Популярні рішення:

  • FOPx — простий облік для І–ІІІ груп ФОП;
  • Сота або Taxer — підтримка електронної звітності;
  • SmartFin — зручна статистика і календар подій.

Перевага — економія часу та зниження ризику помилок. Навіть якщо ви початківець, бухгалтерія ФОП через онлайн-платформу стає прозорою й зрозумілою.

бухгалтерія ФОП
Investors working on desk office and check data cost, balance, profit and currency on monitor screen. Accounting and Financial concept.

Як здавати звітність онлайн (через Дія або eCabinet)

Ще 5–7 років тому кожен підприємець мав стояти в чергах до податкової. Тепер ФОП самостійно може подавати звітність із ноутбука чи смартфона.

1. Подача через «Дію»

Додаток «Дія» став справжнім проривом. Тут ви можете:

  • подати декларацію ФОП (1–3 група);
  • перевірити стан розрахунків з бюджетом;
  • сплатити єдиний податок або ЄСВ онлайн.

Алгоритм:

  1. Авторизуйтесь у «Дії»;
  2. Оберіть розділ “Податки ФОП”;
  3. Вкажіть період, групу та суму доходу;
  4. Додаток сам сформує декларацію;
  5. Підпишіть КЕПом (електронним підписом) і відправте.

Весь процес займає 5–10 хвилин. Це найзручніший спосіб вести бухгалтерію ФОП самостійно, навіть якщо ви вперше подаєте звіт.

2. Подання через eCabinet (Електронний кабінет платника податків)

На сайті cabinet.tax.gov.ua працює офіційний портал, де ви можете не лише подавати декларації, а й перевіряти стан розрахунків з бюджетом, отримувати повідомлення про нарахування та листи від податкової.

Тут подається:

  • декларація з єдиного податку;
  • звітність з ЄСВ;
  • звітність по ПДФО (для ФОП на загальній системі).

💡 Порада: навіть якщо ви ведете облік для початківців, підключіть КЕП (ключ електронного підпису) — без нього не можна подавати онлайн-звіти.

бухгалтерія ФОП
Photo of human hands holding pencil and ticking data in documents

Поради щодо збереження документів і чеків

Одна з найпоширеніших проблем — хаотичне зберігання чеків і договорів. Проте для бухгалтерії ФОП це важливо: будь-який документ може знадобитись при перевірці.

Золоті правила:

  1. Зберігайте все електронно. Використовуйте Google Drive, Dropbox або iCloud. Скануйте чеки одразу після покупки.
  2. Розділяйте папки:
    • Доходи
    • Витрати
    • Податки
    • Договори
  3. Позначайте дати. Це спростить підготовку фінансових звітів.
  4. Зберігайте оригінали мінімум 3 роки. Навіть якщо маєте копії в електронному вигляді, податкова може вимагати оригінали при перевірці.

Це просто, але суттєво знижує ризик штрафів і плутанини. ФОП самостійно може налагодити архів усього за кілька годин — і спати спокійно.

Помилки, які роблять нові ФОПи — і як їх уникнути

Найпоширеніші помилки, з якими стикаються ті, хто веде облік для початківців, — це неуважність і відсутність системи.

1. Не ведуть облік доходів регулярно

Записуйте всі операції одразу. Пропущений платіж = порушення звітності.

2. Не сплачують ЄСВ вчасно

Навіть якщо у вас не було доходу, ЄСВ сплачується обов’язково. Пропуск — штраф.

3. Плутають особисті й підприємницькі кошти

Відкрийте окремий рахунок для підприємницької діяльності. Це основа прозорості бухгалтерії ФОП.

4. Ігнорують нові правила

Податкове законодавство змінюється майже щороку. Підпишіться на офіційні новини або оновлення сервісів, щоб не пропустити важливі зміни.

5. Не перевіряють декларацію перед подачею

Навіть одна цифра може призвести до переплати чи боргу. Використовуйте електронну перевірку перед надсиланням документів.

Висновок

Вести бухгалтерію ФОП самостійно — цілком реально. Сучасні сервіси, автоматичні форми звітності та онлайн-інструменти роблять цей процес простим навіть для новачків.

Почніть з малого — заведіть таблицю доходів, навчіться користуватись «Дією», слідкуйте за термінами сплати податків. З часом облік доходів стане для вас звичною частиною бізнесу, а фінансовий звіт — простою формальністю.

І головне: ФОП самостійно може бути не гіршим бухгалтером, ніж професіонал — якщо системно підходити до справи.

податки для ФОП у 2025 році

Державна податкова служба України

Просто про закони: інші статті

Один комментарий

  1. Уведомление: Як відкрити власну справу в Україні у 2025 році: покрокова інструкція - Просто про закони

Обсуждение закрыто.